Le indicazioni del Garante per il rispetto dei principi in materia di protezione dei dati personali ai sensi della normativa in materia
Il Garante per la protezione dei dati personali, con la deliberazione n. 46/2008, ha emesso le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali da parte dei consulenti tecnici e dei periti ausiliari del giudice e del pubblico ministero”. Il documento è rivolto ai consulenti tecnici incaricati dai giudici nel settore civile e ai consulenti tecnici e periti per i giudici e pubblici ministeri in quello penale.
Questi professionisti, nell’espletamento delle relative incombenze, vengono a conoscenza e devono custodire anche i dati personali di soggetti coinvolti a diverso titolo nelle vicende giudiziarie. A tali trattamenti si applicano le norme del Codice relative ai trattamenti effettuati presso uffici giudiziari di ogni ordine e grado “per ragioni di giustizia”.
Le linee guida mirano a fornire indicazioni di natura generale al fine esclusivo di garantire il rispetto dei principi in materia di protezione dei dati personali ai sensi del Codice in materia.
Alcuni delle disposizioni contenute nel Codice, tuttavia, in base a quanto chiarito dalle stesse linee guida sono inapplicabili rispetto ai trattamenti svolti per ragioni di giustizia.
Si tratta, nello specifico, delle disposizioni relative alle modalità di esercizio dei diritti da parte dell´interessato, al riscontro da fornire al medesimo, ai codici di deontologia e di buona condotta, all´informativa agli interessati, alla cessazione del trattamento, al trattamento svolto da soggetti pubblici, alla notificazione al Garante, a determinati obblighi di comunicazione all´Autorità, alle autorizzazioni e al trasferimento dei dati all´estero, nonché ai ricorsi al Garante.
Sono invece pienamente applicabili le altre pertinenti disposizioni del Codice. In particolare, il trattamento dei dati effettuato a cura di consulenti tecnici e periti deve avvenire nel rispetto dei princìpi di liceità e che riguardano la qualità dei dati. Inoltre, prevede l’adozione di misure di sicurezza idonee a preservare i dati da alcuni eventi, tra i quali accessi e utilizzazioni indebite.
Il consulente e il perito possono trattare lecitamente dati personali, nei limiti in cui ciò è necessario per il corretto adempimento dell´incarico ricevuto e solo nell´ambito dell´accertamento demandato dall´autorità giudiziaria.
Devono altresì rispettare le disposizioni sulle funzioni istituzionali della medesima autorità giudiziaria contenute in leggi e regolamenti. Il tutto avvalendosi in particolare di informazioni personali e di modalità di trattamento proporzionate allo scopo perseguito, nel rigoroso rispetto delle istruzioni impartite dall´autorità giudiziaria.
Inoltre, sono tenuti ad acquisire, utilizzare e porre a fondamento delle proprie valutazioni informazioni personali idonee a fornire una rappresentazione corretta ai dati di fatto. Ciò anche quando vengono espresse valutazioni soggettive di ciascun interessato, persona fisica o giuridica. Lo scopo è quello di evitare che da un quadro inesatto o comunque inidoneo di informazioni possa derivare nocumento all´interessato.
Infine, le relazioni e le informative fornite al magistrato ed eventualmente alle parti non devono né riportare dati non pertinenti all´oggetto dell´accertamento peritale. Né possono contenere ingiustificatamente informazioni personali relative a soggetti estranei al procedimento.
Le informazioni personali acquisite nel corso dell´accertamento possono essere comunicate alle parti con le modalità e nel rispetto dei limiti fissati dalla pertinente normativa posta a tutela della segretezza e riservatezza degli atti processuali. Fermo l´obbligo per l´ausiliare di mantenere il segreto sulle operazioni, eventuali comunicazioni di dati a terzi restano subordinate a quanto eventualmente direttamente stabilito per legge.
I dati non possono essere conservati più del tempo necessario al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati.
Pertanto, espletato l´incarico, l´ausiliario deve consegnare per il deposito agli atti del procedimento la documentazione consegnatagli dal magistrato e quella acquisita nel corso dell´attività svolta. Il consulente e il perito non possono quindi conservare, in originale o in copia, in formato elettronico o cartaceo, informazioni personali acquisite nel corso dell´incarico. La documentazione acquisita nel corso delle operazioni peritali deve essere restituita integralmente al magistrato in caso di revoca o di rinuncia all´incarico.
Limitatamente all´espletamento degli accertamenti – chiarisce ancora il Garante per la protezione dei dati personali – l´attività dell´ausiliare è connotata da peculiari caratteri di autonomia. Ciò in relazione alla natura squisitamente tecnica delle indagini che si svolgono, di regola, senza l´intervento del magistrato. Di conseguenza, sino al momento della consegna delle risultanze dell´attività svolta, incombono concretamente al consulente tecnico e al perito, determinate responsabilità.
Nello specifico, l´ausiliare è tenuto a impiegare tutti gli accorgimenti idonei a evitare un´indebita divulgazione delle informazioni, nonché la loro perdita o distruzione. A tal fine, deve adottare le misure atte a garantire la sicurezza dei dati e dei sistemi eventualmente utilizzati. Inoltre, deve curare personalmente sia le “misure idonee e preventive”, sia le “misure minime”, la cui mancata adozione costituisce fattispecie penalmente sanzionata.
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